KI-optimierte Planung
für Ihr Unternehmen

Maßgeschneiderte Personaleinsatz- &
Kapazitätsplanung

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Kapazitäts­planung in einem Bruchteil der Zeit
Bis zu 5–10 % weniger Personalkosten

Das klingt zu gut – lassen Sie es sich demonstrieren!

  • Speziell für den produzierenden Mittelstand, der zwar über ein Warenwirtschaftssystem verfügt, die Kapazitätsplanung aber noch mit Excel macht
  • Rundum-sorglos-Paket: Individuell für Sie erstellt und angepasst an Ihre Prozesse und Systeme, ohne aufwendige Implementierung
  • Ein integrierter KI-Assistent unterstützt Sie bei der Planung
  • Dank hochautomatisierter Softwareentwicklung zu attraktiven Konditionen

Was bedeutet das konkret?

  • Personal­kosten
    senken

    Durch die Planung mit der Kapa App können Kapazitätspuffer & Rüstzeiten reduziert werden und Ihre Planer sparen Zeit, was beides direkt die Personalkosten senkt.

  • Termintreue als Wettbewerbsvorteil

    Die KI-optimierte Planung zeigt Ihnen Über- und Unterdeckungen, Szenariovergleiche und Lösungen. Dies ermöglicht Ihnen, Projekte im Zeitrahmen abzuschließen.

  • Fehlplanungen
    vermeiden

    Die individuelle Anpassung an Ihre Anforderungen und nahtlose Integration mit Ihren Systemen schont Ihre Liquidität durch die Vermeidung von ungeplanten Überstunden und Einsätzen.

Jetzt Ihre Planung optimieren

Was ist Ihre Branche?

Die Kapa App wird für Ihr Unternehmen gebaut. Wie das in Ihrer Branche aussieht, lesen Sie hier.

Automobilzulieferer

Sie sind Zulieferer für Automobilhersteller (OEM) und Erstlieferanten (Tier 1) und kennen das:

Lieferabrufe ändern sich, die Planung erfährt es zuletzt

Abrufe kommen über den elektronischen Datenaustausch (EDI) in den Formaten des Verbands der Automobilindustrie (VDA) und ändern sich kurzfristig – bei Just-in-Time und Just-in-Sequence ohne jeden Vorlauf. Wer die Planung in Excel führt, sieht eine Änderung erst beim nächsten manuellen Export und plant bis dahin gegen die Zahlen von gestern.

Mit der Kapa App Abrufe und Auftragsänderungen kommen direkt aus Ihrem Warenwirtschaftssystem. Die App markiert, was sich seit dem letzten Planungsstand geändert hat.

Jede Preisreduzierung muss aus der Fertigung kommen

Jährlich zugesagte Preisnachlässe treffen auf Material- und Lohnkosten, die Sie nicht frei bestimmen. Was bleibt, ist die Auslastung – und ein Kapazitätspuffer, den niemand genau beziffert, weil Varianten in Excel zu aufwendig zu rechnen sind.

Mit der Kapa App Bedarf gegen Kapazität je Werk, Halle, Anlage und Schicht. Über- und Unterdeckungen werden sichtbar, der Puffer lässt sich gezielt abbauen statt pauschal vorhalten.

Anlauf und Auslauf gleichzeitig

Verbrennerteile laufen aus, neue Produkte an. Die Volumen schwanken stark, der Betrieb pendelt zwischen Überstunden und Kurzarbeit. Jede dieser Entscheidungen braucht eine Rechnung, für die im Tagesgeschäft die Zeit fehlt.

Mit der Kapa App Was-wäre-wenn-Szenarien für An- und Auslauf, direkt nebeneinander vergleichbar. Jeder Planungsstand wird als Version gesichert, samt Erklärung, was sich geändert hat.

An manchen Anlagen hängt alles an wenigen Köpfen

Fachkräfte sind knapp, und einzelne Anlagen fahren nur Mitarbeiter mit der passenden Qualifikation. Fällt einer davon aus, steht die Linie – und die Planung merkt es oft erst, wenn es bereits passiert ist.

Mit der Kapa App Eine Qualifikationsmatrix hinterlegt, wer welche Anlage fahren kann. Die Planung warnt, wenn eine Schicht nur noch von einer einzigen Person abgedeckt ist.

Viele Varianten, viel Rüstaufwand, Serie und Kleinserie parallel

Hohe Variantenzahl und lange Rüstzeiten binden Kapazität, die in keiner Stückzahl auftaucht. Serien- und Kleinserienaufträge konkurrieren dabei um dieselben Anlagen und dieselben Mitarbeiter.

Mit der Kapa App Der Bedarf wird je Anlage und Schicht inklusive Rüstaufwand gerechnet. Der KI-Assistent schlägt Reihenfolgen vor, die Rüstzeiten und zugesagte Termine zusammenbringen.

Die Planung lebt in Excel neben dem Warenwirtschaftssystem

Der Planungsstand entsteht per manuellem Download und wächst durch Copy-and-paste. Es gibt keine Versionen und kein Rollenkonzept – jeder kann Stammdaten und Vorgabezeiten ändern. Bei mehreren Werken plant jedes für sich.

Mit der Kapa App Eine Datenbasis für alle Werke, mit Rollen und Berechtigungen für Stammdaten und Vorgabezeiten, nachvollziehbaren Planversionen und einem Plan-Ist-Vergleich.

So sieht das in der Kapa App aus: Planungsworkspace, Szenarienvergleich und KI-Assistent zeigen wir mit echten Bildschirmansichten auf der Produktseite.

Anwendungsbeispiel Ein Automobilzulieferer bindet die Kapa App an seine eigenen Systeme an, fährt Was-wäre-wenn-Szenarien und halbiert die Kapazitätspuffer. Das fehleranfällige Excel entfällt – ohne teure Enterpriselösung.

  • Personalkosten um bis zu 5–10 % senken, indem vorgehaltene Kapazitätspuffer gezielt abgebaut statt pauschal eingeplant werden.
  • Den Planungsaufwand um bis zu rund ein Drittel verringern – Zeit, die der Produktionsleitung heute in der Fertigung fehlt.
  • Auftragsänderungen noch am selben Tag einplanen, statt auf den nächsten manuellen Export zu warten.

Demo für Automobilzulieferer anfragen

Maschinen- und Anlagenbau

Sie fertigen Maschinen und Anlagen im Kundenauftrag und kennen das:

Der Termin ist zugesagt, bevor jemand die Kapazität kennt

Der Vertrieb sagt einen Liefertermin zu, weil der Kunde ihn braucht. Ob Konstruktion, Fertigung und Montage ihn über die ganze Durchlaufzeit halten, zeigt sich erst Wochen später – wenn Umplanen teuer wird.

Mit der Kapa App Vor der Zusage ein Szenario rechnen: Können wir diesen Auftrag zu diesem Termin liefern? Die Antwort steht in Minuten, nicht nach der nächsten Besprechung.

Der Engpass wandert

Mal steht die Konstruktion still, mal die mechanische Fertigung, am häufigsten Montage und Inbetriebnahme. Wer nur eine Abteilung betrachtet, verschiebt das Problem in die nächste.

Mit der Kapa App Bedarf gegen Kapazität je Abteilung – Konstruktion, Fertigung, Montage, Inbetriebnahme – über mehrere Monate nebeneinander. Der Engpass wird sichtbar, bevor er eintritt.

Stundenbudgets reißen, und es fällt zu spät auf

Jeder Auftrag hat ein kalkuliertes Stundenbudget. Dass es überschritten wird, zeigt sich oft erst in der Nachkalkulation – da ist die Marge längst weg.

Mit der Kapa App Laufender Plan-Ist-Vergleich der Stunden je Auftrag. Abweichungen fallen auf, solange sich noch gegensteuern lässt.

Viele Aufträge parallel, jeder in einer anderen Phase

Einzel- und Kleinserienfertigung heißt: Ein Auftrag steckt in der Konstruktion, der nächste in der Montage, der dritte ist beim Kunden. Die Planung liegt in Excel und Projektplänen neben dem Warenwirtschaftssystem – eine Gesamtsicht entsteht dabei nicht.

Mit der Kapa App Aufträge und Änderungen kommen direkt aus dem Warenwirtschaftssystem. Alle Aufträge stehen mit ihren Phasen in einer Planung, jeder Stand als nachvollziehbare Version.

Schlüsselqualifikationen sind knapp – und oft im Außeneinsatz

Schweißer, Elektriker, Programmierer für speicherprogrammierbare Steuerungen (SPS) und Inbetriebnehmer gibt es nur wenige. Sind sie beim Kunden vor Ort, fehlen sie im Werk, ohne dass die Werksplanung davon weiß.

Mit der Kapa App Eine Qualifikationsmatrix zeigt, wer was kann – inklusive der Verfügbarkeit während Außeneinsätzen. Die Planung warnt, bevor zwei Aufträge dieselbe Person brauchen.

Der Auftragseingang schwankt, die Entscheidungen sind teuer

Das Geschäft ist zyklisch. Einstellen, Leiharbeit holen oder fremdvergeben – jede dieser Entscheidungen bindet Geld über Monate, und die Grundlage ist meist ein Bauchgefühl.

Mit der Kapa App Szenarien für verschiedene Verläufe des Auftragseingangs zeigen, ab wann Fremdvergabe oder Leiharbeit nötig wird – und ab wann nicht mehr.

So sieht das in der Kapa App aus: Planungsworkspace, Szenarienvergleich und KI-Assistent zeigen wir mit echten Bildschirmansichten auf der Produktseite.

  • Termine zusagen, die halten – geprüft gegen die Kapazität in Konstruktion, Fertigung und Montage, bevor die Zusage herausgeht.
  • Den Planungsaufwand um bis zu rund ein Drittel verringern – Zeit, die heute in Abstimmung steckt statt in der Fertigung.
  • Kapazität freisetzen, indem Puffer über alle Aufträge hinweg sichtbar werden, statt je Abteilung verborgen zu bleiben.

Demo für den Maschinenbau anfragen

Pharma

Sie produzieren unter den Regeln der Guten Herstellungspraxis (GMP) und kennen das:

Wer eingesetzt werden darf, steht woanders als der Dienstplan

Nur geschultes und qualifiziertes Personal darf an eine Anlage. Der Schulungsstatus liegt in Listen oder einem anderen System, beim Planen gleicht ihn jemand von Hand ab – und abgelaufene Qualifikationen fallen oft erst spät auf.

Mit der Kapa App Eine Qualifikationsmatrix mit Schulungsstatus und Ablaufdaten in derselben Planung. Beim Einplanen ist sichtbar, wer wo eingesetzt werden darf.

Rüsten und Reinigen binden mehr Personal als gedacht

Zwischen zwei Kampagnen stehen Umrüsten und Reinigen. Dieser Aufwand ist erheblich, taucht in keiner Stückzahl auf und wird in der Personalplanung regelmäßig unterschätzt.

Mit der Kapa App Kampagnen werden in Personalbedarf übersetzt, Rüst- und Reinigungszeiten eingerechnet. Der Bedarf steht je Schicht und Bereich statt als Pauschale.

Das Qualitätslabor plant niemand mit

Prüfung und Freigabe in der Qualitätskontrolle entscheiden, wann eine Charge weitergeht. In der Produktionsplanung taucht das Labor trotzdem meist nicht auf – bis es zum Engpass wird.

Mit der Kapa App Die Qualitätskontrolle ist ein eigener Kapazitätsbereich in derselben Planung. Engpässe im Labor werden sichtbar, bevor sie die Freigabe aufhalten.

Schichtbetrieb über Bereiche mit Zugangsbeschränkungen

Herstellung, Abfüllung und Verpackung laufen im Schichtbetrieb, und nicht jeder darf in jede Zone. Reinraum und Hygienebereiche schränken ein, wer kurzfristig einspringen kann.

Mit der Kapa App Bedarf gegen Kapazität je Bereich und Schicht, mit hinterlegten Zugangs- und Qualifikationsregeln. Vorgeschlagen wird nur, wer auch eingesetzt werden darf.

Audits fragen nach dem Warum

Bei Inspektionen und Audits muss nachvollziehbar sein, wie eine Planungsentscheidung zustande kam. Bei einer über Jahre gewachsenen Excel-Datei lässt sich das im Nachhinein kaum rekonstruieren.

Mit der Kapa App Rollen und Berechtigungen für Stammdaten und Vorgabezeiten, dazu Änderungshistorie und Planversionen. Das unterstützt eine nachvollziehbare Planung.

Fachkräfte sind knapp, die Einarbeitung dauert

Neue Mitarbeiter sind nicht sofort einsatzfähig – Schulung und Einarbeitung ziehen sich über Monate. Wer wann welche Qualifikation erreicht, fehlt in der Planung.

Mit der Kapa App Die Qualifikationsmatrix hält fest, wer welche Freigabe wann erreicht. Szenarien zeigen, was eine zusätzliche Kampagne oder ein anderes Schichtmodell voraussetzt.

So sieht das in der Kapa App aus: Planungsworkspace, Szenarienvergleich und KI-Assistent zeigen wir mit echten Bildschirmansichten auf der Produktseite.

  • Kapazität freisetzen, indem Rüst- und Reinigungszeiten realistisch eingeplant statt pauschal gepuffert werden.
  • Den Planungsaufwand um bis zu rund ein Drittel verringern – weniger manueller Abgleich zwischen Schulungslisten und Dienstplan.
  • Planungsentscheidungen bleiben dokumentiert und nachvollziehbar, statt im Nachhinein rekonstruiert werden zu müssen.

Demo für die Pharmaproduktion anfragen

Ihre Branche ist nicht dabei? Die Kapa App wird individuell angepasst – sprechen Sie uns an.

Wann profitieren Sie von KI-gestützten Lösungen für Personal-Planung und Kapazitäts-Planung?

Wenn Sie …

  • Fingerzeig auf einen Regler von MIN auf MAX mit der Aufschrift Productivity

    … durch bessere Kapazitätsplanung Ihre Produktion optimieren wollen

    BeispielIm Werk eines Automobilherstellers liefert die KI-unterstützte Planung belastbarere Forecasts. Der Planungsaufwand sinkt um rund ein Drittel, die Personalkosten um 5 Prozent.

  • Anzeigetafel, auf der eine Zeile in Rot „Delayed“ meldet, während die übrigen „On Time“ zeigen

    … schneller auf Auftrags­verschiebungen reagieren wollen

    BeispielBei einem Maschinenbauer verschiebt ein Kunde seinen Abruf um vier Wochen. Die Neuplanung steht noch am gleichen Tag – ohne Leerlauf in der Fertigung.

  • Hände an einem Laptop, darüber ein Ablaufdiagramm aus verbundenen Prozessschritten

    … Ihre Prozesse bislang in Excel abbilden, weil Standard­software nicht passt

    BeispielEin Pharmahersteller verknüpft über die individuell erstellte Software die Daten seiner Produktionsstandorte, steuert das Netzwerk zentral und spart beim Abstimmungsaufwand mehrere Tage.

  • Hand am Handgelenk tippt auf eine Smartwatch, die Uhrzeit und einen Termin anzeigt

    … Aufträge im Zeitplan abschließen möchten

    BeispielEin Bauunternehmen rechnet Abhängigkeiten, Engpässe sowie Über- und Unterdeckungen in die Planung ein. Bauphasen schließen wie zugesagt ab, Konventionalstrafen und Reputationsverluste entfallen.

  • Laptop mit digitaler Überlagerung: bunte, ungeordnete Datenlinien laufen in einem KI-Knoten zusammen und werden rechts zu geordneten Auswertungen

    … scheinbar unlösbare Probleme lösen möchten

    BeispielEin technischer Dienstleister löst anfangs widersprüchliche Anforderungen und Personalverfügbarkeiten auf, findet eine für alle Beteiligten tragfähige Lösung und spart zwei Planungstage im Monat.

  • Digitaler Zwilling einer Fertigungslinie: Roboterarme und Förderband als leuchtendes Drahtgittermodell

    … Simulationen bei Veränderungen fahren wollen

    BeispielEin Automobilzulieferer bindet die Kapa App an seine eigenen Systeme an, fährt Was-wäre-wenn-Szenarien und halbiert die Kapazitätspuffer. Das fehleranfällige Excel entfällt – ohne teure Enterpriselösung.

Diese und weitere Herausforderungen können Sie mit der Kapa App in den Griff bekommen – und in kurzer Zeit Ihre Kosten senken, Planungen verbessern und an Schnelligkeit zulegen.

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Sechs Gründe

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Über uns

Wir wissen, wovon wir reden,
aus jahrelanger Praxis.

Dinagentic wird von Dr. Dirk Drechsel und Dr. Nils Drechsel geleitet - zwei Spezialisten, die KI-gestützte Planungs- und Datensysteme nicht aus dem Lehrbuch kennen, sondern aus Jahren operativer Projektverantwortung bei Mercedes-Benz und Visokio.

Porträt von Dr. Dirk Drechsel

Dr. Dirk Drechsel

CEO & Co-Founder

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  • Zuvor Head of Digital Transformation at Performance Controlling, Mercedes-Benz AG
  • Erfahrung im Aufbau von Planungssystemen, Forecasting-Modellen und KI-Lösungen für die weltweiten Produktionswerke, Logistik, Treasury, IT, R&D, Cost Engineering

Dr. oec. Universität Zürich · ETH Zürich · LMU München

Porträt von Dr. Nils Drechsel

Dr. Nils Drechsel

CTO & Co-Founder

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  • Zuvor Head of Data Science, Visokio Omniscope (London)
  • Erfahrung im Aufbau von KI und Data-Science-Produkten, LLM-Integration, Datenpipelines
  • Branchen: Energie, Logistik, Insurance

PhD Computational Biophysics (Barcelona) · KIT Diplom Informatik

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Bücklestraße 3
78467 Konstanz

Fon: 0160 92294502
Mail: info@kapa.app
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